Circulaire du 15 mai 1996 relative à la communication, à l'information et à la documentation des services de l'Etat sur les nouveaux réseaux de télécommunication

Paris, le 15 mai 1996.

Le Premier ministre
à
Mesdames et Messieurs les ministres et secrétaires d'Etat

OBJET

Communication, information et documentation des services de l'Etat sur les nouveaux réseaux de télécommunication

REFER

• Décret n. 71-570 du 13 juillet 1971 modifié
• Décret n. 85-1135 du 23 octobre 1985
• Décret n. 89-145 du 6 mars 1989
• Circulaire du 31 janvier 1990 relative à l'information administrative du public par voie télématique
• Circulaire n. 3401/SG du 14 février 1994 relative à la diffusion des données publiques
• Circulaire n. C 52/97 M 77 du 15 janvier relative à la coordination de la communication gouvernementale, des études et des sondages d'opinion

La France doit participer pleinement au développement des autoroutes de l'information. Aussi ont été mises en place des politiques de soutien aux expérimentations sur les nouveaux réseaux et à l'équipement en micro-ordinateurs communicants.

Pionnière de la télématique, la France doit conserver un rôle de premier plan sur ces nouveaux réseaux et particulièrement sur le réseau mondial INTERNET.

Est positive, à cet égard, la multiplication des initiatives administratives en matière de serveurs et services d'informations, s'adressant au public sous des formes variées, et recourant aux nouveaux réseaux de télécommunication.

La généralisation du traitement numérique des données et les opportunités offertes par des coûts de lancement et d'entretien en baisse favorisent en effet l'émergence de nouvelles possibilités de dialogue avec les citoyens, les usagers du service public, les entreprises, les autres administrations et les publics étrangers.

Une telle évolution permet en outre d'espérer une plus large diffusion des informations qui sont nécessaires tant au travail quotidien des agents publics qu'aux rapports entre services publics et usagers. Ces progrès doivent s'accompagner du maintien et, si possible, de l'amélioration de la qualité des informations diffusées. Certaines administrations ont d'ores et déjà acquis une bonne connaissance des serveurs et des réseaux et su maîtriser les styles éditoriaux correspondants.

S'agissant notamment du réseau mondial INTERNET, nos compatriotes y ont dorénavant accès au coût d'une communication téléphonique locale.

L'Etat doit prendre part au développement d'INTERNET en créant des produits d'information, de documentation et de communication accessibles par ce réseau. A cette fin, le Gouvernement a décidé que chaque ministère serait doté, d'ici au 31 décembre 1997, d'un tel ensemble de produits et que les crédits du fonds interministériel de modernisation(FIM) pourraient être mobilisés à cet effet.

Au demeurant, un certain nombre de projets d'administrations bénéficient d'une aide financière de l'Etat dans le cadre du soutien aux 244 expérimentations relatives aux autoroutes de l'information ayant reçu le label "projet d'intérêt public".

La modernité des moyens ne doit cependant pas faire oublier la constance des objectifs, dont plusieurs organismes interministériels, placés auprès du Premier ministre, portent avec vous la responsabilité: livrer des informations complètes et validées, rigoureusement tenues à jour, claires, d'égal accès, répondant aux questions qui se posent le plus fréquemment et permettant l'approfondissement d'une recherche sans redondance ni lacune.

La mise en oeuvre des applications doit également prendre soin de bien articuler entre eux les projets des administrations qui entendent donner des renseignements intéressant des domaines identiques ou connexes. Il convient notamment d'éviter des actions désordonnées ou concurrentes qui entraîneraient un gaspillage de deniers publics sans avantage pour l'utilisateur.

Il convient enfin de prendre en compte la dimension mondiale d'un réseau comme INTERNET, tout à la fois pour adapter les services proposés aux caractéristiques du public international et pour éviter d'implanter sur ce réseau des services qui, en raison de leur contenu, des exigences de confidentialité qui s'y attachent ou de leurs destinataires potentiels, trouveraient plus opportunément leur place sur les réseaux nationaux existants.

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La présente circulaire fixe des directives en vue d'harmoniser des initiatives qui, si heureuses qu'elles soient dans leur inspiration, doivent être mises en cohérence dans l'intérêt général.

1. Il convient, en premier lieu, de distinguer communication gouvernementale d'une part, et missions d'information et de documentation administratives en direction du public, d'autre part.

• La première relève à titre principal du service d'information du Gouvernement. Elle est coordonnée par ce service, ainsi que le rappelle ma circulaire en date du 15 janvier 1996 .

• Les secondes sont coordonnées par la commission de coordination de la documentation administrative (C.C.D.A.) conformément au décret instituant cette commission (décret no 71-570 du 13 juillet 1971 modifié) dont les dispositions sont notamment commentées dans la circulaire de mon prédécesseur en date du 31 janvier 1990 . Elles sont placées sous la responsabilité de chaque département ministériel. L'information administrative du public (droits et démarches), quant à elle, relève conjointement de chaque département ministériel et de la direction de la Documentation française.

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a) S'agissant des projets touchant à la communication gouvernementale, je rappelle que ces derniers doivent être soumis à une commission d'agrément, après instruction par le service d'information du Gouvernement. Cette commission peut demander que des modifications soient apportées aux projets qui lui sont soumis afin d'améliorer la cohérence et la lisibilité du message gouvernemental.

b) S'agissant de l'information pratique (droits et démarches), le rôle de coordination incombe à la C.C.D.A. Cette instance est chargée de veiller à ce que l'ensemble des domaines d'information soient couverts de manière satisfaisante pour l'usager. Elle émet un avis sur tout projet de constitution ou de transformation de produits d'information quel qu'en soit le support ou le mode de diffusion.

S'agissant de la documentation, la C.C.D.A. veille au suivi des produits élaborés par les administrations et, le cas échéant, à l'harmonisation des produits concurrents ou insuffisamment complémentaires.

L'agrément de la commission d'agrément ou l'avis de la C.C.D.A. est présenté au contrôleur financier au moment de l'engagement des dépenses.

L'un et l'autre - j'insiste là-dessus - doivent être rendus dans des délais brefs: la nature même des nouveaux réseaux d'information impose que celle-ci puisse être adaptée rapidement. De simples modifications ou aménagements ne sont pas soumis à ces procédures: seules en relèvent les refontes impliquant une véritable transformation du produit de communication, d'information ou de documentation considéré.

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Selon le type d'informations que vous serez amenés à diffuser, vous voudrez bien vous rapprocher de ces organismes dès le début de vos réflexions sur un projet d'ouverture de service et vous veillerez à respecter la répartition de leurs attributions.

Outre son rôle spécifique en matière d'information administrative, il appartiendra à la Documentation française de proposer, sur le réseau INTERNET, un service facilitant l'accès aux deux types de services définis aux a et b ci-dessus.

Ces instructions s'appliquent à l'ensemble des services électroniques d'information, de documentation et de communication, qu'ils soient diffusés sur un réseau national (Télétel) ou sur le réseau mondial INTERNET.

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2. S'agissant particulièrement du réseau INTERNET, les instructions précédentes font l'objet des aménagements suivants:

a) Les produits d'information, de documentation et de communication diffusés sur INTERNET doivent faire l'objet d'une évaluation régulière permettant d'étudier leurs modalités d'utilisation tant d'un point de vue quantitatif (nombre de connexions, durée, origines...) que qualitatif (type de demande, adéquation du service aux besoins de l'utilisateur). Les données ainsi recueillies devront être transmises chaque année au service d'information du Gouvernement pour les produits touchant à la communication gouvernementale et à la C.C.D.A. pour les autres services. Tous les trois ans, l'agrément ou l'avis sera soumis à un réexamen: du service d'information du Gouvernement, pour ce qui relève de la communication gouvernementale; de la C.C.D.A., pour ce qui concerne l'information et la documentation administratives. Ce réexamen sera fondé sur les résultats de l'évaluation. Comme pour l'avis ou l'agrément initial, le réexamen devra intervenir dans des délais brefs;

b) Vous devrez en outre veiller, dans la conduite de chaque projet, au respect des dispositions suivantes:

• Racine commune "gouv.fr": pour tout projet diffusé sur le réseau INTERNET, vous êtes invités à utiliser la racine "gouv.fr" afin que les usagers (français ou étrangers) n'aient aucun doute sur le fait qu'il s'agit d'un service officiel de l'administration française, placé sous son contrôle ou agissant en son nom et pour son compte. Cette racine commune doit être utilisée aussi bien pour les services de communication gouvernementale, les services d'information administrative du public, les services de documentation administrative, les campagnes ponctuelles de communication ou même les services à usage interne.

• Langue: la loi du 4 août 1994, relative à l'emploi de la langue française, impose aux administrations l'usage du français dans la rédaction des écrans, mais n'interdit pas une traduction en anglais, à condition de proposer également une traduction dans au moins une autre langue étrangère.

• Compatibilité: dans un souci d'économie et de cohérence, les nouveaux développements auront tout avantage à adopter un certain nombre de standards techniques (moteurs informatiques, systèmes de pointage, polices de caractères compatibles avec le bon usage du français...). A cette fin, les responsables de projet se rapprocheront utilement de "l'atelier INTERNET" créé auprès du ministre délégué à la poste, aux télécommunications et à l'espace.

• Sécurité: l'ouverture de services télématiques sur le réseau mondial INTERNET doit s'accompagner de mesures propres à éviter toute intrusion indésirable au sein des équipements informatiques des administrations. Le service central pour la sécurité des systèmes d'information vous conseillera utilement dans ce domaine.

• Annuaire et guide des produits administratifs d'information, de documentation et de communication présents sur INTERNET: la direction de la Documentation française est chargée de concevoir, de réaliser et de tenir à jour cet instrument. Un système de recherche permettant d'accéder rapidement à une information précise sur l'un de ces produits sera mis en place par elle. L'accès à ce système devra se trouver sur l'ensemble des sites dépendant des administrations de l'Etat. En conséquence, avant toute réalisation d'un projet sur INTERNET, vous informerez la Documentation française de vos intentions, afin qu'elle puisse le prendre en compte simultanément à l'ouverture du nouveau produit et, le cas échéant, vous signaler toute information qui pourrait vous être utile dans sa réalisation. Je vous demande par ailleurs, s'agissant des produits déjà existants, de lui fournir sans tarder toute information utile à la réalisation de la mission qui lui est confiée.

  Charte graphique: les services de communication gouvernementale diffusés sur INTERNET doivent tenir compte, dans la conception de leurs pages d'accueil, de la charte graphique élaborée par le service d'information du Gouvernement. Ils devront en particulier respecter les règles graphiques, dérivées de celles existantes pour les documents écrits de la communication gouvernementale, qui seront prochainement élaborées pour un usage spécifique sur le réseau INTERNET. Il convient également que les services d'information ou de documentation administrative s'en inspirent. Dans un cas comme dans l'autre, l'objectif est de renforcer l'unité visuelle des informations de source officielle. Le service d'information du Gouvernement étudiera les adaptations à apporter aux lignes graphiques existantes.

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3. La commission de coordination de la documentation administrative émettra à l'avenir, compte tenu des problèmes rencontrés, des conseils et recommandations relatifs à la fourniture, par les administrations de l'Etat, de produits d'information, de documentation et de communication sur le réseau INTERNET.

Le président de la C.C.D.A. constituera à cet effet un groupe de travail réunissant des représentants du commissariat à la réforme de l'Etat, du service d'information du Gouvernement, de la direction de la Documentation française, du service juridique et technique de l'information et de la communication, du Commissariat général du Plan, de la délégation à la langue française, du secrétariat général de la défense nationale, du ministre délégué à la poste, aux télécommunications et à l'espace et de tous autres ministères ou organismes dont la participation lui paraîtra utile.

Les recommandations issues des travaux de ce groupe, dont les premières interviendront d'ici à quelques mois, pourront notamment porter sur les questions suivantes:

• modalités d'identification garantissant qu'il n'existe aucun doute, dans l'esprit de l'utilisateur, sur l'origine et la validité des informations diffusées;
• signalement mutuel des serveurs publics relevant de l'administration française, avec possibilité de renvois;
• démarches à suivre pour que les produits d'information, de documentation ou de communication proposés par les administrations françaises sur le réseau INTERNET figurent dans les annuaires de services disponibles sur ce réseau;
• utilisation optimale de la fonction de "navigation" pour la recherche thématique d'informations;
• conditions d'emploi de l'anglais et des autres langues étrangères;
• utilisation éventuelle et modalités d'usage, pour les besoins propres des administrations, du réseau INTERNET.

En dehors même des travaux de ce groupe, la C.C.D.A. fera le point, dans son rapport annuel, sur la promotion des données officielles françaises par le réseau INTERNET.

4. Mesures transitoires et dérogations.

Les administrations de l'Etat qui, à la date de publication de la présente circulaire, proposent des produits d'information, de documentation et de communication sur le réseau INTERNET veilleront à les mettre en conformité avec les instructions qui précèdent avant le 31 décembre 1996.

En particulier, les administrations, qui offrent déjà des services importants en volume d'information et pour lesquels l'utilisation immédiate de la racine "gouv.fr" poserait des problèmes de mise à jour, pourront garder temporairement leur ancienne racine. Toutefois, elles devront, dans les meilleurs délais, mettre en place un système de double accès permettant d'atteindre les pages principales des menus de leur service soit par l'ancienne racine, soit par la nouvelle.

En outre, quelle que soit la date à laquelle a commencé l'exploitation d'un produit d'information, de documentation ou de communication sur le réseau INTERNET, l'administration de l'Etat qui propose ce produit pourra déroger aux instructions contenues dans la présente circulaire, lorsque la dérogation est justifiée par les caractéristiques du produit ou par l'intérêt du service. Le service d'information du Gouvernement ou la commission de coordination de la documentation administrative, selon le cas, devront être saisis aux fins de se prononcer sur cette justification.

Alain JUPPÉ

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