Trois temps forts peuvent donner une signification concrète à cette formule:
Depuis la réunion du comité technique paritaire du 9 mars dernier, la Direction des Archives de France a adopté un nouveau visage (cf.article ci-joint, extrait de la publication "Cultures" diffusée par le ministère de la Culture). Or, il résulte de cette réorganisation que la Section des missions n'apparaît plus explicitement comme section scientifique à part entière, au même titre que les trois autres sections (ancienne, moderne et contemporaine) - qui continuent d'exister, sous d'autres dénominations -, mais elle est rattachée de facto au Centre des Archives Contemporaines de Fontainebleau. S'ajoute à cela la perspective de la création à Reims d'un centre d'archives de la mémoire de la Ve République, qui conserverait les archives historiques produites depuis 1958. Les fonctions dévolues aux missions ministérielles dans le cadre de cette nouvelle structure ne sont pas encore clairement définies, pas plus que la répartition des tâches entre Reims et Fontainebleau, ce qui laisse subsister un certain nombre d'interrogations:
En tout état de cause, il convient donc de rester prudent et de continuer une politique rationnelle en matière d'archives ainsi qu'une gestion cohérente du préarchivage, associée à une réflexion permanente sur la sélection des documents à vocation historique.
L'origine de cette proposition ressortit à la
coopération établie entre la Mission des archives et le SERICS
à propos du versement d'un fonds d'archives constitué de
dossiers de convention; à cette occasion, il est apparu
clairement qu'un double archivage de ces dossiers était
réalisé à la fois par le service gestionnaire et par le Bureau
des affaires financières, aboutissant à un encombrement
inutile des locaux .
D'un commun accord, la Mission des archives et le SERICS,
ainsi que le Bureau des affaires financières, ont donc arrêté
les suggestions suivantes( cf. tableau ci-joint) :
En conséquence, ne sera conservé au-delà de 10 ans que le dossier de fond, purgé de tout élément inutile (factures, bordereaux de transmission, ...) mais conservant les pièces permettant de retracer l'historique de chaque convention (texte original et avenants, suivi économique du projet, montant global et réel de la subvention accordée,...).
En toute hypothèse, il serait intéressant que cette procédure soit examinée par l'ensemble des services ayant à passer des conventions et à en gérer les dossiers, son acceptation permettant d'avoir une gestion commune de ce type d'archives pour la totalité du ministère: c'est pourquoi je me propose de la présenter par le biais d'une lettre adressée à chaque direction, afin de connaître précisément les services éventuellement concernés et d'en discuter avec eux.Mais les services intéressés peuvent d'ores et déjà me contacter sans attendre s'ils le souhaitent.
Un module de formation consacré aux archives est
prévu pour la fin de l'année (fin novembre-décembre), et sera
destiné à toutes les personnes confrontées régulièrement à des
questions relatives à la gestion des archives, leur
classement, etc.
Ce stage, dirigé par les agents de la Mission des archives,
d'une durée de deux jours (séparés par un intervalle d'une
semaine), se veut résolument pragmatique: après un rappel des
définitions de base - différence entre archives et
documentation, durée d'utilité administrative,...- , il
s'attachera avant tout à exposer les règles pratiques de
gestion des archives (méthodologie du plan de classement,
organisation d'un versement d'archives, rédaction de
bordereaux de versement, exploitation des répertoires et
inventaires, tris et éliminations, résorption d'un arriéré
d'archives) et à définir les relations entre services
producteurs d'archives et Mission; un point sera néanmoins
fait sur les problèmes liés à la communication et la
communicabilité des documents d'archives.
Des exercices pratiques: rédaction de bordereaux de versement,
détermination de délais de conservation, lecture et
exploitation des répertoires, ainsi que le visionnage de
cassettes étaieront ces exposés.
L'ensemble des agents confrontés à des problèmes de
classement, de tri et autre question liée à l'organisation et
à la gestion d'archives sont donc conviés à ce stage, que nous
essaierons de concevoir sur le mode le plus pratique possible.
Dès qu'une date sûre sera arrêtée, elle vous sera communiquée.